VUOKRAUS- JA SIJOITUSTOIMINNAN TIETOSUOJASELOSTE

Päivitetty 14.2.2020

Tämä tietosuojaseloste kattaa Aberdeen Asset Management Finland Oy:n vuokraustoimintoihin ja sijoitustoimintaan
liittyvän asiakkaiden ja yritysasiakkaiden edustajien henkilötietojen käsittelyn.

1. REKISTERINPITÄJÄ

Aberdeen Asset Management Finland Oy (jäljempänä “Yhtiö”)
Kaivokatu 6
00100 HELSINKI
Y-tunnus: 1604474-5

2. YHTEYSHENKILÖ

Rekisterinpitäjän tietosuoja-asioita hoitava yhteyshenkilö on:
Iiris Parkkinen
Aberdeen Asset Management Finland Oy
Kaivokatu 6, 00100
Sähköposti: iiris.parkkinen@aberdeenstandard.com

3. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT

Vuokraustoiminnot

Rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoja ja niiden muutostietoja asiakkaista, vuokralaisista ja näiden edustajista (jäljempänä myös ”rekisteröity”):

Rekisteröidyn perustiedot

• Asiakkaan nimi, henkilötunnus tai yritystunnus ja yhteystiedot
• Yritysasiakkaan edustajan nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot

Asiakkuuteen liittyvät muut tiedot, kuten

• Vuokrahakemuksiin ja vuokrasopimuksiin liittyvät asiakas- ja muut tiedot
• Tiedot vuokratusta kohteesta
• Tiedot vuokranmaksusta ja vuokravakuudesta
• Tiedot vuokrasuhteen päättämisestä
• Asiakasviestintään ja yhteydenottoihin liittyvät tiedot sekä tiedot reklamaatioista ja asiakaspalautteista

Sijoitustoiminnot

Rekisteröidyn perustiedot

• Sijoittajan tai potentiaalisen sijoittajan nimi, henkilötunnus tai yritystunnus ja yhteystiedot
• Sijoittajayrityksen tai potentiaalisen sijoittajayrityksen edustajan nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot

Asiakkuuteen liittyvät muut tiedot, kuten

• Sijoituksiin liittyvät tiedot mukaan lukien sijoituskohteiden tiedot
• Tiedot sopimusten päättämisestä
• Asiakasviestintään ja yhteydenottoihin liittyvät tiedot sekä tiedot reklamaatioista ja asiakaspalautteista

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja asiakassuhteiden kuten vuokrasuhteiden ja sijoittajasuhteiden hallinnoimiseksi, ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi.
Rekisterinpitäjä voi näissä tarkoituksissa toteuttaa esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyjä. Rekisterinpitäjä ylläpitää asiakkaiden eli vuokralaisten,
sijoittajien ja/tai näiden edustajien tietoja, vuokrakirjanpitoa, sijoitustietoja sekä vastaa toimitilojen kunnossapidosta ja huolloista ja sijoitustoiminnan toteuttamisesta.

Henkilötietoja voidaan käsitellä myös rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yritysten asiakasviestinnän
ja markkinoinnin tarkoituksiin sekä lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen.

5. KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTEET

Henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti Yhtiön ja rekisteröidyn väliseen sopimussuhteeseen tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden
toteuttamiseen rekisteröidyn pyynnöstä. Tämä käsittelyperuste voi soveltua sijoitus- tai vuokrasopimuksen valmisteluun ja täytäntöönpanemiseen liittyviin tilanteisiin.

Lisäksi henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisiin velvoitteisiin kuten kirjanpitovelvoitteisiin, lakisääteisiin raportointivelvoitteisin,
velvollisuuteen huolehtia tietosuojasta ja -turvasta, riskienhallintaan sekä asiakkaan tuntemista koskeviin velvoitteisiin kuten väärinkäytösten estämiseen.

Henkilötietojen käsittely asiakassuhteiden hoitamiseen, liiketoiminnan hallinnointiin, ylläpitämiseen ja kehittämiseen sekä markkinointiin perustuu Yhtiön oikeutettuun etuun.

Sähköinen suoramarkkinointi rekisteröidyn henkilökohtaisiin viestintäkanaviin perustuu rekisteröidyn suostumukseen.

6. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT JA LUOVUTUKSET

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Henkilötietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi
perintää suorittaville sopimuskumppaneille sekä tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin, kuten toimivaltaisille viranomaisille.

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet seuraavat henkilötietojen käsittelyä sisältävät toiminnot ulkopuoliselle palveluntarjoajalle:

•IT-hallinta (ml. tiettyjen palvelukokonaisuuksien, kuten asiakastyytyväisyyskyselyjen toteuttaminen)
• Kiinteistöjen isännöintipalvelut,, kiinteistöjen tekniset palvelut, vuokrauspalvelut, kiinteistö- ja asunto-osakeyhtiöiden taloushallintopalvelut,
vuokra- ym. saatavien periminen, taloudellinen- ja juridinen neuvonanto

7. HENKILÖTIETOJEN SIIRTO KOLMANTEEN MAAHAN

Siirrämme henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Silloin, kun henkilötietoa käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, huolehdimme siitä,
että alihankkija on sitoutunut EU-komission henkilötietojen käsittelyä koskeviin mallilausekkeisiin ja/tai kuuluu Privacy Shield -suojajärjestelmän piiriin.

8. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi.

9. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy
häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä.
Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos:

• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
• rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa
perusteltua syytä tai rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin;
• rekisterinpitäjä on käsitellyt henkilötietoja lainvastaisesti; tai
• henkilötiedot on poistettava rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa henkilötietojen käsittelyä siten, että henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä
ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi jos:

• rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi;
• rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja lainvastaisesti, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan henkilötietojen käytön rajoittamista;
• rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi; tai
• rekisteröity on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella ja odottaa sen toteamista,
syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn vastustamisen perusteet.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Jos rekisteröity on itse toimittanut henkilötietonsa rekisterinpitäjälle, rekisteröidyllä on oikeus saada kyseiset henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä
ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos:

• käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
• käsittely perustuu joko rekisteröidyn suostumukseen tai rekisteröidyn henkilötietojen käsittely on tarpeen sopimuksen,
esimerkiksi vuokrasopimuksen, täytäntöön panemiseksi taikka sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen rajoittuu menettelyyn, joka ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.

10. OIKEUS VASTUSTAA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYÄ

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, jos käsittelylle ei ole olemassa perusteltua syytä.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Suoramarkkinointi tai suoramarkkinointitarkoituksessa suoritettu
henkilötietojen käsittely on lopetettava vastustamisoikeuden käyttämisen jälkeen.

11. OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on
loukattu rekisteröidyn tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksia.

12. MISTÄ HENKILÖTIEDOT ON SAATU (JOS EI REKISTERÖIDYLTÄ)

Tietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään muun muassa vuokrakohteen haun yhteydessä, sähköisistä palveluista, vuokrasopimuksesta sekä asiakaspalvelupuheluista ja -viesteistä.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös rekisterinpitäjän muista rekistereistä, irtisanoutuvilta asiakkailta, rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta
sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten Väestörekisterikeskuksesta ja luottotiedot Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä.

13. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TURVALLISUUS

Henkilötiedot säilytetään järjestelmissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin
teknisin ja organisatorisin keinoin suojattuja.

Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä, joilla on tarve käsitellä henkilötietoja työtehtäviensä hoitamiseksi, on pääsy rekisterinpitäjän käsittelemiin henkilötietoihin.

14. KEHEN VOIT OLLA YHTEYDESSÄ?

Kaikki tätä tietosuojaselostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.